KAPPDE Sosialisasikan e-Arsip di Lingkungan Pemkot Cimahi

Untuk penataan dan pengelolaan sistem kearsipan yang baik serta menumbuhkan kesadaran akan pentingnya penyimpanan arsip, Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Kota Cimahi menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi e- Arsip di lingkungan Pemkot Cimahi, di Aula Gedung A Komplek Perkantoran Pemkot Cimahi, Selasa (22/4). Kegiatan ini diikuti oleh 100 orang peserta dari SOPD dilingkungan Pemkot Cimahi termasuk dari Kecamatan dan kelurahan.

Menurut Kepala KAPPDE Kota Cimahi, drg. Chanifah Listyarini, MHM, yang akrab dipanggil Rini, dalam kesempatan ini mencoba memberikan program yang dapat membantu seluruh SKPD untuk mengelola arsip dengan baik  menggunakan cara Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip).

“Dalam konteks legal, arsip elektronik merupakan sebuah bukti yang dapat berupa dokumentasi, perkataan, citra bergerak maupun bentuk lain.” ujarnya

Menurut Rini, bahwa yang dimaksud dengan  e-Arsip itu sendiri adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan oleh staf atau  pegawai instansi pemerintahan sebagai suatu alat yang berguna dalam memantau dan mengelola hal – hal yang berkaitan dengan sistem kearsipan baik berbentuk berkas, folder, audio, visual.

“Sistem Informasi Manajemen  Arsip merupakan sistem informasi yang menghasilkan output berupa, Daftar Pencarian Arsip (DPA) Digital, yang merupakan daftar panduan sebagai sarana temu kembali arsip konvensional, beserta dengan input data-data arsip , serta dokumen digital yang menyertai.” demikian katanya.

Lebih lanjut Rini menyampaikan, yang mendasari dibuatnya Sistem Informasi Kearsipan ini adalah keterbatasan ruangan di lingkungan SOPD Pemkot Cimahi dan terlalu kecil untuk memuat  arsip yang berjumlah ribuan.

Menurut Rini, manfaat dan kegunaan dari program ini antara lain, cepat ditemukan, pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi, pencarian secara full-text, kecil kemungkinan file akan hilang, menghemat tempat, resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir, berbagi arsip secara mudah, meningkatkan keamanan, dan mudah dalam melakukan recovery data.

Rini berharap, semoga sistem yang dibangun dapat mempermudah pengelolaan Arsip daerah berdasarkan kategori dan Organisasi/SKPD serta mendukung digitalisasi dokumen. (HD)