Tata Kelola Kearsipan di Pemerintah Daerah Kota Cimahi

Arsip sebagai memori kolektif bangsa

Keberadaan arsip bagi suatu bangsa akan memperkuat jati diri bangsa tersebut. Oleh karena itu kepemilikan arsip oleh suatu bangsa semestinya diikuti dengan pengelolaan arsip yang sebaik-baiknya, sehingga seluruh kegiatan atas pelaksanaan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan dapat ditemukan buktinya didalam catatan arsip tersebut. Semakin banyak dan akurat bukti yang dapat diberikan akan semakin menguatkan kedudukannya sebagai bangsa yang bermartabat.

Manajemen arsip

Arsip sebagai catatan atas peristiwa di masa lalu memiliki rangkaian daur hidup kearsipan yang terdiri dari tiga tahapan yaitu, tahap penciptaan, tahap penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan arsip. Manajemen kearsipan di Indonesia sudah diatur dalam Undang-Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan sesuai Pasal 5 meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan kearsipan dalam satu sistem kearsipan nasional. Pengelolaan kearsipan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya. Pengelolaan kearsipan dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poltik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan serta lembaga kearsipan.

Pengelolaan Arsip di Cimahi

Pengelolaan arsip di Kota Cimahi dapat diketahui melalui Audit Kearsipan Pemerintah Daerah Kab/Kota se-Provinsi Jawa Barat tahun 2017 yang diselenggarakan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Barat dengan hasil penilaian untuk Kota Cimahi adalah 33,74 (kategori Buruk).

Beberapa unsur penilaian yang mendapatkan nilai 0 (nol) adalah:

1.    Penyusutan arsip Perangkat Daerah melalui proses akuisisi arsip dari Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD/Diskominfoarpus) yang belum pernah dilaksanakan sejak Kota Cimahi berdiri. Seharusnya semua arsip yang berstatus “arsip permanen” segera diserahkan ke LKD untuk dikelola lebih lanjut;

2.    Penyelenggaraan program arsip vital Perangkat Daerah, yaitu pengelolaan secara khusus arsip-arsip perangkat daerah yang masuk kategori vital, seperti: arsip kepemilikan aset daerah, arsip batas wilayah, dan sejenisnya;

3.    Selanjutnya penyelamatan arsip bernilai sejarah oleh LKD. Hal ini sebagai tindak lanjut akuisisi arsip yang belum bisa dilaksanakan. Karena akuisisi arsip dari Perangkat Daerah ke LKD belum pernah dilakukan, maka khazanah arsip statis di LKD sangat terbatas.

Tentang Rapat Koordinasi Kearsipan

Instrumen Kearsipan untuk ketertiban pengelolaan arsip daerah yang terdiri dari Tata Naskah Dinas, Kode Klasifikasi, Jadwal Retensi, dan Kode Keamanan & Akses. Sehingga ketika Perangkat Daerah selaku Pencipta Arsip dapat melaksanakan pengelolaan arsipnya dengan lebih baik, lebih tertib dan lebih akuntabel. Karena keempat instrumen kearsipan ini akan menjadi panduan setiap Perangkat Daerah di Kota Cimahi dalam membuat, memanfaatkan, dan menyimpan arsipnya. Kapan arsip tersebut disimpan di tingkat bidang-bidang, kapan diserahkan dari bidang ke sekretariat perangkat daerah, dan kapan diserahkan dari perangkat daerah ke Diskominfoarpus selaku Lembaga Kearsipan Daerah.

Tentang Sarana dan Prasarana

Sampai dengan saat ini, pemerintah Kota Cimahi belum memiliki Depo Arsip yang representatif. Mudah-mudahan dalam waktu mendatang bisa segera terwujud Depo Arsip Kota Cimahi untuk menyimpan dan melestarikan catatan-catatan perjalanan Kota Cimahi untuk menjadi salah satu warisan bagi generasi mendatang.

Sambil menunggu pembangunan Depo Arsip Kota Cimahi, setiap Perangkat Daerah hendaklah menyediakan ruang arsip (Record Centre) di masing-masing unit kerjanya. Tidak perlu luas, minimal dengan ukuran 2 x 3 meter sudah memadai untuk menyimpan arsip sebanyak 200 – 250 Boks (setara volume arsip yang dihasilkan oleh setiap perangkat daerah selama 3 – 4 tahun).

Tentang Anggaran Kearsipan

Pengelolaan arsip di setiap record centre perangkat daerah yang dilakukan oleh Pranata Arsip/Arsiparis, perlu didukung anggaran operasional. Pengelolaan arsip adalah suatu proses yang kompleks dan berkesinambungan, sehingga diperlukan biaya operasional yang tidak sedikit, sedangkan kemampuan anggaran adalah terbatas.

Setiap perangkat daerah hendaklah mengalokasikan anggaran operasional kearsipan di masing-masing unit kerjanya. Untuk tahap awal, cobalah dengan Rp. 30 juta dulu, dengan rencana alokasi belanja:

1. untuk membiayai perjalanan dinas Pranata Arsip/Pengelola Arsip untuk menghadiri Rapat Koordinasi Monitoring Evaluasi Kearsipan Kota Cimahi dan Pelatihan Teknis Pengelolaan Kearsipan;
2. untuk membiayai operasional penataan arsip dinamis Perangkat Daerah masing-masing (kira-kira Rp.100.000,-/Boks Arsip);
3. untuk membeli sarana penyimpanan dan alat-alat kelengkapan, seperti: lemari/rak, boks, label, sekat, map, dan sejenisnya.

4.    Untuk rak arsip dapat meminjam ke Diskominfoarpus selama Perangkat Daerah tersebut sudah menyediakan Ruang Arsip dan anggaran operasional kearsipan sebagai bentuk komitmen bersama memperbaiki kualitas kearsipan Kota Cimahi.

5.    Sedangkan boks arsip, Diskominfoarpus menyediakannya dalam jumlah terbatas. Setiap perangkat daerah dapat mengajukan permintaan boks arsip ke Diskominfoarpus atau melaukan penyediaan/pembelian mandiri.

Tentang SDM Kearsipan (Arsiparis)

Arsiparis adalah salah satu jabatan fungsional yang dibutuhkan oleh setiap perangkat daerah. Karena apapun Tupoksi (core business) suatu perangkat daerah, pasti akan membuat arsip dan seharusnya arsip tersebut dikelola oleh arsiparis yang kompeten. Untuk menjadi arsiparis tentu tidak mudah, perlu keterampilan dan keahlian tertentu serta diklat-diklat penjenjangan.

Setiap perangkat daerah hendaklah menetapkan petugas Pranata Arsip sebagai pengelola arsip di masing-masing unit kerjanya. Apabila memungkinkan tentu yang bersertifikat keahlian Arsiparis.

Tentang Aplikasi Kearsipan